Conseils pour bien répondre aux messages sur Promptd

Lorsqu'une clinique rejoint Promptd, nous créons une page pour la clinique et une fiche dédiée pour chaque membre de l'équipe, avec ses propres spécialités, disponibilités, programmes acceptés et biographie. Les clients découvrent vos professionnels en tant qu'individus d'abord, et toutes les demandes sont acheminées vers votre organisation.

Puisque les clients entrent en contact avec un professionnel en particulier dès le départ, la dynamique est différente d'un processus d'admission classique, et vos réponses devraient en tenir compte.

En quoi les demandes sur Promptd sont différentes

Les clients qui vous contactent via Promptd ont déjà fait une grande partie du travail d'admission. Avant d'envoyer un message, ils ont généralement consulté les profils de vos professionnels, examiné les spécialités et disponibilités, vérifié les informations d'assurance et choisi un professionnel qui leur semble convenir.

Les demandes reçues sur Promptd ne sont ni génériques, ni des prospects froids. Ce sont des prospects qualifiés, provenant de clients qui ont fait un choix réfléchi et intentionnel.

Ce que ça implique pour vous

Dans un processus classique, un administrateur reçoit une demande générale, puis recueille de l'information pour déterminer le meilleur jumelage. Sur Promptd, le jumelage est en grande partie déjà fait. Le client ne demande pas à être assigné. Il contacte quelqu'un en particulier.

Cela peut réduire considérablement le temps consacré à chaque demande, les échanges de courriels, et le recours aux appels de triage ou aux longs formulaires d'admission.

Comment convertir efficacement les prospects Promptd

1. Confirmez le professionnel choisi

Le client a sélectionné une personne en particulier. Confirmez ce professionnel et répondez directement à son sujet.

2. Proposez des étapes claires

Si le professionnel est disponible, expliquez comment procéder. Restez simple. Évitez de relancer un processus d'admission complet ou de redemander des informations déjà fournies.

3. Limitez les demandes supplémentaires

Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires, demandez uniquement ce qui est nécessaire. Demandez leurs coordonnées, partagez un lien de prise de rendez-vous, ou posez une seule question de clarification plutôt qu'un formulaire complet. Faites le travail de coordination de votre côté plutôt que de le reporter sur le client.

4. Ne redirigez pas le client hors de la plateforme

Évitez de demander aux clients d'écrire au courriel général de la clinique. Cela crée de la friction, les oblige à se répéter et augmente le risque qu'ils se désengagent. Si vous préférez poursuivre par courriel, demandez leurs coordonnées et faites la démarche vous-même.

5. Soyez concis

Une réponse courte et ciblée est moins intimidante pour le client.

6. Si le professionnel n'est pas disponible, proposez une alternative

Utilisez la fonctionnalité de référencement intégrée pour recommander un autre clinicien au sein de votre clinique. En un seul clic, vous pouvez générer un message de recommandation personnalisé et le modifier avant de l'envoyer.