Assigner des conversations à des membres individuels de l'équipe sur Promptd

Lorsqu'un client contacte votre clinique, le propriétaire et tout administrateur peuvent assigner cette conversation à un membre précis de l'équipe. L'assignation indique clairement qui est responsable de la réponse, afin que rien ne soit oublié et que deux personnes ne répondent pas en même temps.

Comment assigner une conversation

Ouvrez la conversation, puis utilisez le sélecteur d'assignation dans le panneau Détails à droite, sous le nom du client pour choisir un membre de l'équipe. La conversation lui est confiée immédiatement, et une courte note système apparaît dans le fil pour que chacun voie à qui elle a été attribuée.

Notification aux personnes assignées

Le membre de l'équipe que vous assignez reçoit un courriel l'informant qu'une conversation lui a été confiée, précisant qui l'a assignée et de quel client il s'agit. La conversation apparaît aussi dans sa liste de messages à sa prochaine ouverture.

À garder en tête

Répondre à la conversation d'un autre la retourne à l'équipe

Si vous êtes propriétaire ou administrateur et que vous répondez à une conversation actuellement assignée à un autre membre, votre réponse la désassigne et la retourne à l'équipe. Le fil affiche « Cette conversation est de nouveau prise en charge par l'équipe d'administration », et le membre n'y a plus accès. Un avis apparaît au-dessus de la zone de message avant l'envoi, afin que vous le sachiez. Pour prendre la conversation vous-même, assignez-la-vous dans Détails. Si vous voulez seulement faire un suivi sans changer qui s'en occupe, laissez la personne assignée répondre.

Le client voit les transferts

Lorsqu'une conversation est réassignée, une courte note système est ajoutée au fil. Les clients voient que la conversation a été transmise à un autre membre de l'équipe, donc les transferts sont transparents des deux côtés.

Le retrait d'assignation est silencieux

Retirer une assignation (ou réassigner à quelqu'un d'autre) ne notifie pas la personne qui l'avait auparavant. Si vous retirez une conversation à un membre de l'équipe, informez-le directement pour qu'il ne reste pas en attente.

Le retrait d'assignation retire l'accès

Lorsqu'une personne est retirée d'une conversation, elle en perd l'accès. Les administrateurs et les propriétaires font exception : ils peuvent toujours voir toutes les conversations, qu'elles leur soient assignées ou non.

S'assigner à soi-même n'envoie aucun courriel

Si vous vous assignez une conversation à vous-même, aucune notification n'est envoyée.

Ce que chacun voit dans Messages

Les propriétaires et les administrateurs voient toutes les conversations de la clinique, et chaque ligne indique Assignée à … quand quelqu'un l'a.
Les membres voient seulement les conversations qui leur sont assignées.
En attente de votre réponse montre aux propriétaires et aux administrateurs les conversations non assignées et les leurs; les membres voient les leurs.
L'archivage est partagé par toute la clinique : archiver une conversation l'archive pour tout le monde. Les propriétaires, les administrateurs et le membre assigné peuvent archiver. Assigner une conversation la ramène dans Actives.

Conseils

Assignez rapidement pour que la bonne personne prenne la conversation pendant que le prospect est encore chaud.
Évitez de faire passer une conversation d'un membre à l'autre. Chaque réassignation est visible par le client.