Assigner des conversations à des membres individuels de l'équipe sur Promptd
Lorsqu'un client contacte votre clinique, le propriétaire et tout administrateur peuvent assigner cette conversation à un membre précis de l'équipe. L'assignation indique clairement qui est responsable de la réponse, afin que rien ne soit oublié et que deux personnes ne répondent pas en même temps.
Comment assigner une conversation
Ouvrez la conversation, puis utilisez le sélecteur d'assignation dans la barre latérale de droite pour choisir un membre de l'équipe. La conversation lui est confiée immédiatement, et une courte note système apparaît dans le fil pour que chacun voie à qui elle a été attribuée.
Notification aux personnes assignées
Le membre de l'équipe que vous assignez reçoit un courriel l'informant qu'une conversation lui a été confiée, précisant qui l'a assignée et de quel client il s'agit. La conversation apparaît aussi dans sa liste de messages à sa prochaine ouverture.
À garder en tête
Répondre à la conversation d'un autre vous la transfère
Si vous êtes propriétaire ou administrateur et que vous répondez à une conversation actuellement assignée à un autre membre, votre réponse vous la transfère. Un avis apparaît au-dessus de la zone de message avant l'envoi, afin que vous le sachiez. Utilisez cette fonction de façon intentionnelle : si vous voulez seulement faire un suivi sans en prendre la responsabilité, laissez la personne assignée répondre.
Le client voit les transferts
Lorsqu'une conversation est réassignée, une courte note système est ajoutée au fil. Les clients voient que la conversation a été transmise à un autre membre de l'équipe, donc les transferts sont transparents des deux côtés.
Le retrait d'assignation est silencieux
Retirer une assignation (ou réassigner à quelqu'un d'autre) ne notifie pas la personne qui l'avait auparavant. Si vous retirez une conversation à un membre de l'équipe, informez-le directement pour qu'il ne reste pas en attente.
Le retrait d'assignation retire l'accès
Lorsqu'une personne est retirée d'une conversation, elle en perd l'accès. Les administrateurs et les propriétaires font exception : ils peuvent toujours voir toutes les conversations, qu'elles leur soient assignées ou non.
S'assigner à soi-même n'envoie aucun courriel
Si vous vous assignez une conversation à vous-même, aucune notification n'est envoyée.
Conseils
- Assignez rapidement pour que la bonne personne prenne la conversation pendant que le prospect est encore chaud.
- Évitez de faire passer une conversation d'un membre à l'autre. Chaque réassignation est visible par le client.