Comment synchroniser mon agenda Owl Practice avec Google Agenda, Apple ou Outlook ?

Owl Practice (Chouette par Owl Practice) donne à chaque agenda une adresse de synchronisation : un lien privé auquel d'autres agendas peuvent s'abonner. Ajoutez-la à Google Agenda, au Calendrier d'Apple, à Outlook ou à votre page de réservation, et vos séances Owl s'y affichent et suivent quand vous les réservez, déplacez ou annulez dans Owl.

La synchronisation va dans un seul sens, d'Owl vers l'autre agenda. Owl ne peut pas importer les événements d'autres agendas, alors ce que vous ajoutez de l'autre côté n'arrive pas dans Owl.

1. Copier votre lien dans Owl Practice

1. Ouvrez votre Calendrier dans Owl Practice.
2. Si vous travaillez à plus d'un endroit, choisissez l'emplacement dans le menu en haut du calendrier. Chaque emplacement a son propre lien.
3. Cliquez sur Synchroniser (Sync en anglais) au-dessus du calendrier, puis sur Synchroniser un autre calendrier (Sync Other Calendar).

4. Cliquez sur le lien dans la fenêtre Calendar Sync pour le copier.

Utilisez Synchroniser un autre calendrier, pas Synchroniser avec Google Agenda (Sync Google Calendar) : la deuxième option envoie vos séances dans un compte Google au lieu de vous donner un lien. Si vous voulez seulement vos séances dans Google Agenda, c'est l'option la plus rapide ; Owl la recommande pour Google et Android.

Plus d'un emplacement

Un lien ne contient que les séances réservées à son emplacement. Si vous recevez des clients à deux bureaux, copiez le lien de chaque emplacement (étape 2) et ajoutez les deux. Le temps personnel et indisponible n'est que dans le lien de votre emplacement par défaut.

Pratiques de groupe

Le lien de chaque thérapeute ne contient que ses propres séances, même celui du propriétaire de la pratique. Il n'y a pas de lien pour toute la pratique, et les adjoints administratifs (Office Admin) n'en ont pas.

Pour obtenir le lien d'un thérapeute, connectez-vous à Owl en tant que ce thérapeute et copiez-le dans Synchroniser > Synchroniser un autre calendrier. Un thérapeute sans connexion Owl n'a pas de lien. Si vous gérez la pratique pour tout le monde, ajoutez une connexion pour chaque thérapeute dans Paramètres > Accès des utilisateurs (Settings > User Access), liée à son profil de thérapeute, et utilisez-la pour copier son lien.

2. L'ajouter à votre agenda

Collez le lien là où vous voulez voir vos séances Owl. Owl met le lien à jour dès que vous enregistrez un changement dans Owl ; chaque application le vérifie ensuite à son propre rythme.

Google Agenda

1. Sur un ordinateur, ouvrez Google Agenda. Google n'ajoute un lien que sur son site web, pas dans l'application mobile.
2. À côté de Autres agendas, cliquez sur +, puis sur À partir de l'URL.
3. Collez le lien, laissez Rendre l'agenda accessible publiquement décoché et cliquez sur Ajouter un agenda.

Google peut prendre jusqu'à une journée pour afficher les changements d'un lien, et on ne peut pas le forcer à vérifier plus tôt.

Calendrier d'Apple

• Sur un Mac : choisissez Fichier > Nouvel abonnement au calendrier, collez le lien et cliquez sur S'abonner. Réglez Actualisation automatique sur Toutes les 5 minutes, puis cliquez sur OK.
• Sur un iPhone ou un iPad : allez dans Réglages > Apps > Calendrier > Comptes de calendrier > Ajouter un compte > Autre > Ajouter un calendrier avec abonnement. Collez le lien dans Serveur, puis touchez Suivant et Enregistrer.

Outlook

Dans Outlook sur le web ou Outlook.com, ouvrez Calendrier, puis Ajouter un calendrier > S'abonner à partir du web. Collez le lien, donnez-lui un nom et cliquez sur Importer.

Promptd

Si vous recevez de nouveaux clients sur Promptd, ajoutez le lien à votre page pour que les clients ne réservent pas par-dessus vos séances Owl : ouvrez Plages horaires, appuyez sur Ajouter à côté de Lien d'agenda dans la carte Agendas, collez le lien et appuyez sur Ajouter. Plus de détails dans Ajouter un lien d'agenda. Vous travaillez à plus d'un endroit ? Ajoutez un lien par emplacement.

Ce que le lien partage

Le lien d'Owl contient l'heure de chaque séance, le code client à trois lettres et le service, jamais le nom du client. Le code est formé à partir des initiales du client. Le temps personnel et indisponible apparaît avec le titre que vous lui avez donné. Promptd, si vous y ajoutez le lien, ne garde que le début et la fin de chaque séance.

Gardez le lien privé. Quiconque l'a peut voir quand ont lieu vos séances, les codes de vos clients et le nom de vos événements personnels.

Bon à savoir

• Temps personnel et indisponible. Les séances personnelles et le temps marqué indisponible dans Owl sont aussi dans le lien ; ils bloquent donc vos plages horaires. Un événement d'une journée entière bloque toute la journée.
• Séances annulées et supprimées. Les séances annulées, annulées tardivement et supprimées quittent le lien, et leurs heures se libèrent.