Comment afficher mes plages horaires et laisser les clients choisir un moment ?

Les plages horaires sont les moments que les clients peuvent choisir avec vous. Définissez-les une fois et la carte Prendre rendez-vous de votre page les affiche. Quand un client en choisit une, elle arrive dans votre boîte de réception comme demande, avec son premier message, et vous la confirmez, la déplacez ou la refusez dans la conversation. Rien n'est réservé tout seul, sauf si vous activez la réservation immédiate.

La première fois, Plages horaires commence par une courte page sur ce que la réservation signifie pour vous : vous confirmez chaque demande, et vous choisissez les services qui peuvent être réservés. Puis il vous guide en cinq étapes. Les clients peuvent choisir un moment une fois la configuration terminée, et une nouvelle page apparaît dans la recherche à partir de ce moment. Si vous quittez avant la fin, Continuer la configuration dans la page Plages horaires vous y ramène, avec ce que vous avez déjà enregistré.

Vous pouvez aussi commencer depuis une conversation. Tant que vous n'avez aucune plage horaire, Offrir une heure et le panneau Détails indiquent ce qui manque. Avant que la configuration soit terminée, le bouton vous y ramène, et une fois terminée, Continuer vous ramène à cette conversation avec le choix d'un moment ouvert, pour proposer un moment au client tout de suite. Par la suite, il ouvre votre page Plages horaires ou Services dans un nouvel onglet, et la conversation affiche vos moments quand vous y revenez.

Vos heures suffisent pour commencer. Connecter un agenda est facultatif : cela retire les moments où vous êtes déjà occupé et ajoute vos rendez-vous confirmés à votre agenda. Google Agenda et Outlook (Outlook.com et Microsoft 365) fonctionnent tous les deux.

1. Heures hebdomadaires

Ouvrez Plages horaires dans la barre latérale. Pour un professionnel de clinique, elle se trouve dans l'éditeur de sa fiche, sous Info pratiques. Choisissez votre fuseau horaire, activez les jours où vous travaillez et donnez à chacun une heure de début et de fin. Ajouter une plage donne à un jour une deuxième plage, comme 09:00 à 12:00 et 13:00 à 17:00. Copier vers d'autres jours applique les heures d'un jour, et l'endroit où elles sont offertes, à d'autres jours.

Si vous offrez plus d'un lieu (en ligne, à domicile ou plusieurs bureaux), chaque plage a une rangée Où : choisissez où vous recevez des clients pendant ces heures, par exemple votre bureau le lundi matin et en ligne l'après-midi. Tout est choisi au départ, et une plage où tout est choisi couvre aussi un bureau ajouté plus tard. Les dates particulières ont la même rangée Où.

Enregistrez, et votre page affiche des plages horaires.

2. Dates particulières

Pour les jours fériés, les congrès ou un samedi de plus. Ajoutez la date et marquez-la fermée, ou donnez-lui ses propres heures. Vos heures hebdomadaires sont remplacées pour cette date seulement. Complet jusqu'à une certaine date ? Fermez les jours d'ici là : votre page montre votre prochaine plage libre après eux.

3. Règles des plages

Elles découpent vos heures en moments que les clients peuvent choisir. Les valeurs par défaut conviennent à la plupart des pratiques.

• Heures de début toutes les : 30 minutes par défaut. Une journée de 09:00 à 17:00 avec des séances de 50 minutes propose 09:00, 09:30 et ainsi de suite jusqu'à 16:00.
• Temps libre avant et après une séance : une marge gardée autour de tout ce qui est occupé dans votre agenda.
• Préavis minimum : 24 heures à l'avance par défaut.
• Au plus tard, un client peut choisir : 60 jours à l'avance par défaut.
• Max. de rendez-vous par jour : aucune limite par défaut. Si vous en fixez une, dès qu'une journée compte autant de rendez-vous et de demandes faits par Promptd, les clients n'y voient plus de plages, même s'il vous reste des heures. Les événements de votre agenda connecté ne comptent pas. Vous pouvez quand même offrir une heure vous-même un jour complet.

Chaque service utilise sa propre durée : une consultation de 15 minutes et une séance de 60 minutes obtiennent des moments différents à partir des mêmes heures.

4. Google Agenda ou Outlook

La carte Agendas affiche les deux. Appuyez sur Connecter à côté de Google Agenda ou d'Outlook, connectez-vous et acceptez toutes les autorisations. S'il en manque une, la ligne affiche Permission manquante et rien n'est connecté : appuyez de nouveau sur Connecter et acceptez-les toutes. Promptd lit seulement si vous êtes libre ou occupé, jamais le contenu d'un événement. Il n'écrit que dans un seul agenda, le sien, décrit ci-dessous.

Un agenda connecté donne aussi à votre page tous les points de réservation de votre score de découverte. Des heures sans agenda en rapportent la moitié, et un agenda à reconnecter cesse de rapporter l'autre moitié jusqu'à ce que vous appuyiez sur Reconnecter.

Une fois connecté, la ligne indique le compte et combien de ses agendas comptent comme occupés. Appuyez sur Gérer pour cocher les agendas qui doivent bloquer des plages sous Agendas qui comptent comme occupés, puis sur Terminé. Les changements dans votre agenda arrivent sur votre page en quelques minutes.

Vous pouvez connecter les deux. Les périodes occupées des deux sont retirées ; les rendez-vous confirmés sont ajoutés à un seul, marqué Reçoit les rendez-vous. Pour changer, ouvrez la fenêtre Gérer de l'autre compte et choisissez Ajouter les rendez-vous confirmés à ce compte. Les rendez-vous déjà dans le premier agenda y restent.

Si un fournisseur cesse de partager votre agenda, la ligne vous le dit et ses périodes occupées ne sont pas retirées tant que vous n'appuyez pas sur Reconnecter. Déconnecter, au bas de la fenêtre Gérer, retire l'accès de Promptd ; vos heures restent.

Outlook et Microsoft 365

Les comptes Outlook.com se connectent comme Google. Un compte professionnel ou scolaire Microsoft 365 peut afficher Votre organisation doit d'abord approuver Promptd au lieu de se connecter : votre organisation ne laisse qu'un administrateur autoriser de nouvelles applications. Demandez à votre responsable informatique d'approuver Promptd pour les agendas ; une fois fait, Connecter fonctionne depuis la même carte. Rien d'autre n'est requis de votre côté.

Owl Practice, Jane et autres applications

Si vos séances sont dans un logiciel de pratique comme Owl Practice, Jane ou SimplePractice, ou dans iCloud, appuyez sur Ajouter à côté de Lien d'agenda dans la même carte et collez le lien d'agenda que votre application vous donne. Ses séances bloquent aussi vos plages horaires. Les étapes pour chaque application : Ajouter un lien d'agenda.

Vos rendez-vous dans votre agenda

Avec un agenda connecté, chaque rendez-vous confirmé est ajouté à un agenda nommé Promptd · votre nom dans le compte connecté, par exemple « Promptd · Brigitte Naggar ». Promptd le crée à la première connexion. Dans une clinique, un même compte peut être connecté sur les pages de plusieurs professionnels et chaque page reçoit son propre agenda, que vous pouvez partager avec ce professionnel depuis Google Agenda ou Outlook. L'événement indique le service, le nom du client, l'heure, le lieu pour les séances en personne et un lien vers la conversation. Déplacer un rendez-vous déplace l'événement ; l'annuler retire l'événement. Promptd n'ajoute, ne modifie et ne retire jamais d'événement dans un autre agenda.

Cet agenda est à vous : colorez-le, masquez-le, partagez-le ou affichez-le comme n'importe quel autre. Il n'est jamais utilisé comme agenda occupé, puisque Promptd connaît déjà ces rendez-vous. Si votre agenda refuse une mise à jour, la fenêtre Gérer vous en donne la date ; vos rendez-vous ne sont pas touchés et la prochaine confirmation réessaie.

5. Réservation immédiate

Désactivée par défaut. Chaque plage horaire choisie est alors une demande que vous confirmez, refusez ou déplacez depuis la conversation.

Activez Réserver immédiatement et les clients réservent une plage horaire directement, sans votre confirmation. Le moment est réservé pour eux pendant qu'ils écrivent leur premier message et confirmé à l'envoi. Vous recevez le rendez-vous dans votre boîte de réception et dans votre agenda. Vous pouvez toujours l'annuler ou le déplacer depuis la conversation.

La réservation immédiate exige un agenda connecté ou un lien d'agenda, pour que vos périodes occupées soient respectées. Si la connexion se rompt, elle se met en pause et les plages horaires choisies redeviennent des demandes jusqu'à la reconnexion.

6. Services offerts

Chaque service a un interrupteur sous Services offerts. Activé : les clients le voient sur votre page et peuvent demander une plage horaire, ou en réserver une directement avec la réservation immédiate. Désactivé : il est masqué sur votre page, et les clients ne peuvent ni le choisir ni vous écrire à son sujet. Vous pouvez désactiver tous vos services ; une fois les plages horaires configurées, votre page n'affiche alors aucun service et n'apparaît plus dans la recherche jusqu'à ce que vous en activiez un. Tant que la configuration des plages horaires n'est pas terminée, un service qui n'accepte pas de nouveaux clients apparaît désactivé, et l'activer l'ouvre aux nouveaux clients.

7. Aperçu

Aperçu des plages horaires, au bas de la page, montre votre fenêtre de réservation comme la voient les clients : vos services, puis les jours et les heures de chacun, selon vos réglages enregistrés. On ne peut pas y choisir d'heure. Enregistrez d'abord pour voir un changement. Les services que les clients ne voient pas sont indiqués au-dessus des heures.

8. Les heures d'une clinique sur une seule page

Dans une clinique, Plages horaires dans la barre latérale montre les heures de chaque profil publié sur une vraie semaine, avec les dates. Utilisez Aujourd'hui et les flèches pour changer de semaine, et Afficher les heures de pour voir un seul professionnel.

• À configurer sous un nom veut dire que les clients ne peuvent pas encore réserver ce professionnel. Configurer demande ses services, puis ses heures, puis son agenda. Enregistrer des heures sur cette page ne termine la configuration de personne.
• Cliquez sur un jour pour changer cette date seulement, comme un début plus tard le jeudi 16. Modifier la semaine dans cette boîte ouvre toute sa semaine.
• ⋯ à côté d'un nom : Modifier les heures change ses heures hebdomadaires. Services active ou désactive ses services ; Aucun service offert sous un nom ouvre la même liste. Copier les heures vers donne la même semaine à d'autres. Les heures à un bureau où une personne ne travaille pas sont laissées de côté, et la fenêtre le dit avant la copie. Connecter l'agenda ouvre la page Plages horaires de ce professionnel.
• Dates particulières, sous la semaine, liste chaque jour fermé ou aux heures différentes à venir, y compris ceux définis dans la page d'un professionnel. Bloquer une date ferme des journées entières pour « Toute l'équipe » ou « Certaines personnes », comme un jour férié. Si quelqu'un avait d'autres heures ce jour-là, la fenêtre indique que le blocage les remplace. Copier les heures vers et Bloquer une date ne listent que les professionnels configurés.

Les propriétaires, les administrateurs et les membres peuvent tous changer les heures de n'importe qui ici. Un profil apparaît une fois publié ; les brouillons reçoivent leurs heures dans l'assistant de configuration.

Ce que voient les clients

La carte Prendre rendez-vous de votre page montre jusqu'à sept prochains jours avec des heures pour le service choisi par le client, chacun avec son nombre d'heures. Un jour, + ou Réserver ouvre la fenêtre de réservation, où le client choisit l'heure et, sous Lieu, en ligne ou l'un de vos bureaux, puis Continuer. La fenêtre s'ouvre sur votre heure la plus proche et à l'endroit où elle a lieu. Les heures affichées sont celles offertes au lieu choisi. Un jour qui n'a des heures qu'ailleurs est encadré, et un jour vide indique où il y en a, avec un bouton pour changer (comme Voir les plages en ligne). Les heures s'affichent dans votre fuseau horaire, et le client peut passer au sien. Sur téléphone, Voir les heures au bas de votre page et les jours de Prochaines disponibilités ouvrent la même fenêtre. Votre page n'affiche pas de lien vers un calendrier de réservation externe.

Un client qui choisit un moment arrive au formulaire de message avec le service, le moment, le format et l'adresse déjà remplis. Son message arrive dans votre boîte de réception avec la demande épinglée en haut de la conversation, et le courriel de notification l'affiche aussi. Le client a déjà choisi le format et, pour en personne, le lieu. Confirmer réserve le moment en un clic, Modifier propose une autre heure, un autre service ou une autre option, ou garde l'heure et change seulement le format ou le lieu (par exemple en ligne plutôt qu'en personne) et Refuser demande pourquoi : Cette heure ne convient pas libère la plage avec une note facultative, tandis que Pas de nouveaux clients, Pas le bon jumelage ou Impossible d'offrir ce qui est demandé envoie aussi au client un message poli que vous pouvez modifier, en un seul geste. Si vous n'offrez plus le format ou l'adresse demandés par le client, Confirmer vous le dit, et son bouton Modifier ouvre la demande sur un format ou une adresse que vous offrez. Si le client a choisi le mauvais service, changez-le là plutôt que de refuser : vous pouvez choisir n'importe lequel de vos services, même ceux que les clients ne peuvent pas réserver directement, et le client accepte ou refuse le changement. Ils se trouvent sur la carte de la demande dans la conversation et dans le panneau Détails. Avant tout rendez-vous, Offrir une heure et Refuser se trouvent sous la zone de message; ce Refuser envoie le même message poli. Tant que rien n'est réservé, Détails montre vos prochaines journées disponibles, avec le nombre d'heures de chacune : choisissez-en une, ou Offrir une heure, pour choisir une heure (et le service, si la demande n'en nomme pas). Le format et le lieu reprennent les réponses du client, et Changer de service passe à un autre service. Rien n'est archivé à moins que vous archiviez la conversation. Détails montre aussi ce que le client réserve (le service et le format du rendez-vous en cours, ou ses réponses à son premier message avant tout rendez-vous) et vos rendez-vous passés avec lui. Les mêmes boutons se trouvent sur chaque demande de votre page Rendez-vous. Vous avez deux jours ouvrables pour répondre (le samedi et le dimanche ne comptent pas), et jamais plus tard que le rendez-vous lui-même. La conversation affiche Répondre avant le suivi de l'échéance exacte. Une demande sans réponse à temps expire et le moment redevient libre. Répondre au courriel de notification envoie un message au client, mais ne répond pas à la demande : ouvrez la conversation pour confirmer, changer ou refuser. Deux clients peuvent demander le même moment ; c'est vous qui décidez. Avec la réservation immédiate, le moment est réservé dès que le client envoie et la conversation s'ouvre sur le rendez-vous confirmé.

FAQ

Dois-je connecter un agenda ?

Non. Les heures hebdomadaires suffisent. Google Agenda et Outlook se connectent directement. Owl Practice, Jane, SimplePractice, iCloud et les autres applications qui donnent un lien d'agenda s'ajoutent avec Lien d'agenda : voyez Ajouter un lien d'agenda.

Promptd peut-il voir mes rendez-vous ?

Non, seulement si vous êtes libre ou occupé. Retirez l'accès à tout moment avec Déconnecter, ou sur myaccount.google.com/permissions pour Google et account.live.com/consent/Manage pour un compte Microsoft personnel (myapps.microsoft.com pour un compte professionnel).

Pourquoi un moment n'est-il pas proposé ?

Il est occupé dans un agenda coché, dans une marge, plus tôt que votre délai, ou sur une date fermée.

Ma page n'affiche aucune plage horaire

Il vous faut au moins une plage hebdomadaire et un service activé sous Services offerts.

Choisir un moment réserve-t-il le rendez-vous ?

Seulement avec la réservation immédiate. Sinon, vous confirmez dans la conversation et rien n'est réservé avant.

Où vont les rendez-vous confirmés ?

Dans la conversation, dans votre page Rendez-vous et, avec un agenda connecté, dans l'agenda Promptd de votre compte Google ou Outlook (celui qui porte votre nom).

L'agenda Promptd n'apparaît pas sur mon iPhone ou iPad

L'application Calendrier d'Apple ne synchronise par défaut que les agendas principaux d'un compte Google. Ouvrez calendar.google.com/calendar/syncselect sur l'appareil, cochez l'agenda Promptd et enregistrez.

Je travaille dans une clinique

Toute personne ayant accès à l'éditeur peut définir les heures et connecter un agenda sur la page d'un professionnel. Connectez le compte Google ou Microsoft de ce professionnel. Sur Microsoft 365, le responsable informatique de la clinique peut devoir approuver Promptd une fois pour tout le monde. Pour définir les heures de toute l'équipe d'un coup, utilisez la page Plages horaires de la clinique (section 8).