Comment afficher mes plages horaires et laisser les clients choisir un moment ?
Les plages horaires sont les moments que les clients peuvent choisir avec vous. Définissez-les une fois et chaque service de votre page affiche ses prochaines plages. Quand un client en choisit une, elle arrive dans votre boîte de réception comme demande, avec son premier message, et vous la confirmez, la déplacez ou la refusez dans la conversation. Rien n'est réservé tout seul, sauf si vous activez la réservation immédiate.
La première fois, Plages horaires vous guide en cinq étapes. Vos réglages s'affichent dans la page Plages horaires une fois que vous appuyez sur Terminer. Si vous quittez en cours de route, Continuer la configuration vous y ramène, avec ce que vous avez déjà enregistré.
Vos heures suffisent pour commencer. Connecter un agenda est facultatif : cela retire les moments où vous êtes déjà occupé et ajoute vos rendez-vous confirmés à votre agenda. Google Agenda et Outlook (Outlook.com et Microsoft 365) fonctionnent tous les deux.
1. Heures hebdomadaires
Ouvrez Plages horaires dans l'éditeur, sous Info pratiques. Choisissez votre fuseau horaire, activez les jours où vous travaillez et donnez à chacun une heure de début et de fin. Ajouter une plage donne à un jour une deuxième plage, comme 09:00 à 12:00 et 13:00 à 17:00. Copier vers applique les heures d'un jour à d'autres jours.
Enregistrez, et votre page affiche des plages horaires.
2. Dates particulières
Pour les jours fériés, les congrès ou un samedi de plus. Ajoutez la date et marquez-la fermée, ou donnez-lui ses propres heures. Vos heures hebdomadaires sont remplacées pour cette date seulement.
3. Règles des plages
Elles découpent vos heures en moments que les clients peuvent choisir. Les valeurs par défaut conviennent à la plupart des pratiques.
- Heures de début toutes les : 30 minutes par défaut. Une journée de 09:00 à 17:00 avec des séances de 50 minutes propose 09:00, 09:30 et ainsi de suite jusqu'à 16:00.
- Temps libre avant et après une séance : une marge gardée autour de tout ce qui est occupé dans votre agenda.
- Au plus tôt, un client peut choisir : 24 heures à l'avance par défaut.
- Au plus tard, un client peut choisir : 60 jours à l'avance par défaut.
Chaque service utilise sa propre durée : une consultation de 15 minutes et une séance de 60 minutes obtiennent des moments différents à partir des mêmes heures.
4. Google Agenda ou Outlook
La carte Agendas affiche les deux. Appuyez sur Connecter à côté de Google Agenda ou d'Outlook, connectez-vous et acceptez toutes les autorisations. Promptd lit seulement si vous êtes libre ou occupé, jamais le contenu d'un événement. Il n'écrit que dans un seul agenda, le sien, décrit ci-dessous.
Un agenda connecté est aussi ce qui donne à votre page les points de réservation de votre score de découverte. Des heures sans agenda n'en rapportent aucun, et un agenda à reconnecter cesse d'en rapporter jusqu'à ce que vous appuyiez sur Reconnecter.
Une fois connecté, la ligne indique le compte et combien de ses agendas comptent comme occupés. Appuyez sur Gérer pour cocher les agendas qui doivent bloquer des plages sous Agendas qui comptent comme occupés, puis sur Terminé. Les changements dans votre agenda arrivent sur votre page en quelques minutes.
Vous pouvez connecter les deux. Les périodes occupées des deux sont retirées ; les rendez-vous confirmés sont ajoutés à un seul, marqué Reçoit les rendez-vous. Pour changer, ouvrez la fenêtre Gérer de l'autre compte et choisissez Ajouter les rendez-vous confirmés à ce compte. Les rendez-vous déjà dans le premier agenda y restent.
Si un fournisseur cesse de partager votre agenda, la ligne vous le dit et ses périodes occupées ne sont pas retirées tant que vous n'appuyez pas sur Reconnecter. Déconnecter, au bas de la fenêtre Gérer, retire l'accès de Promptd ; vos heures restent.
Outlook et Microsoft 365
Les comptes Outlook.com se connectent comme Google. Un compte professionnel ou scolaire Microsoft 365 peut afficher Votre organisation doit d'abord approuver Promptd au lieu de se connecter : votre organisation ne laisse qu'un administrateur autoriser de nouvelles applications. Demandez à votre responsable informatique d'approuver Promptd pour les agendas ; une fois fait, Connecter fonctionne depuis la même carte. Rien d'autre n'est requis de votre côté.
Vos rendez-vous dans votre agenda
Avec un agenda connecté, chaque rendez-vous confirmé est ajouté à un agenda nommé Promptd · votre nom dans le compte connecté, par exemple « Promptd · Brigitte Naggar ». Promptd le crée à la première connexion. Dans une clinique, un même compte peut être connecté sur les pages de plusieurs professionnels et chaque page reçoit son propre agenda, que vous pouvez partager avec ce professionnel depuis Google Agenda ou Outlook. L'événement indique le service, le nom du client, l'heure, le lieu pour les séances en personne et un lien vers la conversation. Déplacer un rendez-vous déplace l'événement ; l'annuler retire l'événement. Promptd n'ajoute, ne modifie et ne retire jamais d'événement dans un autre agenda.
Cet agenda est à vous : colorez-le, masquez-le, partagez-le ou affichez-le comme n'importe quel autre. Il n'est jamais utilisé comme agenda occupé, puisque Promptd connaît déjà ces rendez-vous. Si votre agenda refuse une mise à jour, la fenêtre Gérer vous en donne la date ; vos rendez-vous ne sont pas touchés et la prochaine confirmation réessaie.
5. Réservation immédiate
Désactivée par défaut. Chaque plage horaire choisie est alors une demande que vous confirmez, refusez ou déplacez depuis la conversation.
Activez Réserver immédiatement et les clients réservent une plage horaire directement, sans votre confirmation. Le moment est réservé pour eux pendant qu'ils écrivent leur premier message et confirmé à l'envoi. Vous recevez le rendez-vous dans votre boîte de réception et dans votre agenda. Vous pouvez toujours l'annuler ou le déplacer depuis la conversation.
La réservation immédiate exige un agenda connecté, pour que vos périodes occupées soient respectées. Si la connexion se rompt, elle se met en pause et les plages horaires choisies redeviennent des demandes jusqu'à la reconnexion.
6. Services réservables
Chaque service est réservable au départ. Désactivez-en un dans Services réservables : il reste sur votre page avec son tarif, mais n'affiche aucune plage horaire et les clients ne peuvent pas le choisir quand ils vous écrivent. Utile pour les services dont les clients doivent d'abord vous parler. Un service en liste d'attente ou qui n'accepte pas de nouveaux clients n'affiche déjà aucune plage ; son interrupteur est verrouillé. Survolez ou touchez son étiquette et utilisez Modifier la disponibilité pour ouvrir la page Services.
7. Aperçu
Aperçu des plages horaires, au bas de la page, montre les moments que voient les clients, selon vos réglages enregistrés. Enregistrez d'abord pour voir un changement. Les services que les clients ne voient pas sont indiqués au-dessus des autres.
Ce que voient les clients
Chaque service qui accepte de nouveaux clients affiche ses trois prochaines plages et un bouton Autres plages horaires pour la semaine complète. Les heures s'affichent dans le fuseau horaire du client. Les services en liste d'attente n'affichent rien. Tant que des plages sont affichées, le lien de votre champ Calendrier de réservation est masqué.
Un client qui choisit un moment arrive au formulaire de message avec le service et le moment déjà remplis. Son message arrive dans votre boîte de réception avec la demande épinglée en haut de la conversation, et le courriel de notification l'affiche aussi. Le client a déjà choisi le format et, pour en personne, le lieu. Confirmer réserve le moment en un clic, Changer l'heure en propose un autre (et permet de changer le format ou le lieu) et Refuser libère la plage. Ils apparaissent au-dessus de la zone de message tant que la demande attend votre réponse, et dans le panneau Détails. Détails montre aussi les réponses du client à son premier message et vos rendez-vous passés avec lui. Les mêmes boutons se trouvent sur chaque demande de votre page Rendez-vous. Vous avez deux jours ouvrables pour répondre (le samedi et le dimanche ne comptent pas), et jamais plus tard que le rendez-vous lui-même. La conversation affiche Répondre avant le suivi de l'échéance exacte. Une demande sans réponse à temps expire et le moment redevient libre. Répondre au courriel de notification envoie un message au client, mais ne répond pas à la demande : ouvrez la conversation pour confirmer, changer ou refuser. Deux clients peuvent demander le même moment ; c'est vous qui décidez. Avec la réservation immédiate, le moment est réservé dès que le client envoie et la conversation s'ouvre sur le rendez-vous confirmé.
FAQ
Dois-je connecter un agenda ?
Non. Les heures hebdomadaires suffisent. Google Agenda et Outlook sont pris en charge ; Apple Calendrier et les autres ne le sont pas encore.
Promptd peut-il voir mes rendez-vous ?
Non, seulement si vous êtes libre ou occupé. Retirez l'accès à tout moment avec Déconnecter, ou sur myaccount.google.com/permissions pour Google et account.live.com/consent/Manage pour un compte Microsoft personnel (myapps.microsoft.com pour un compte professionnel).
Pourquoi un moment n'est-il pas proposé ?
Il est occupé dans un agenda coché, dans une marge, plus tôt que votre délai, ou sur une date fermée.
Ma page n'affiche aucune plage horaire
Il vous faut au moins une plage hebdomadaire et un service réservable qui accepte de nouveaux clients.
Choisir un moment réserve-t-il le rendez-vous ?
Seulement avec la réservation immédiate. Sinon, vous confirmez dans la conversation et rien n'est réservé avant.
Où vont les rendez-vous confirmés ?
Dans la conversation, dans votre page Rendez-vous et, avec un agenda connecté, dans l'agenda Promptd de votre compte Google ou Outlook (celui qui porte votre nom).
L'agenda Promptd n'apparaît pas sur mon iPhone ou iPad
L'application Calendrier d'Apple ne synchronise par défaut que les agendas principaux d'un compte Google. Ouvrez calendar.google.com/calendar/syncselect sur l'appareil, cochez l'agenda Promptd et enregistrez.
Je travaille dans une clinique
Toute personne ayant accès à l'éditeur peut définir les heures et connecter un agenda sur la page d'un professionnel. Connectez le compte Google ou Microsoft de ce professionnel. Sur Microsoft 365, le responsable informatique de la clinique peut devoir approuver Promptd une fois pour tout le monde.